情况说明书是一种正式文件，用于阐述特定情况或事件的来龙去脉，通常包括以下几个部分：
标题
标题应简洁明了，能够准确反映说明书的主题。例如，“关于XX项目的进展说明”、“关于XX事件的经过说明”等。
称谓
根据说明书的对象，选择合适的称谓。如果是向上级或相关部门报告，可以使用“尊敬的XX领导”、“XX部门负责人”等；如果是向平级或下级说明情况，可以直接称呼对方姓名或职位。
正文
基本情况：简要介绍事项的基本内容，包括时间、地点、涉及人员或部门等关键信息。
背景分析：阐述事项发生的背景，包括历史原因、外部环境变化、内部需求等因素。
现状描述：详细描述事项当前的实际情况，包括已完成的工作、存在的问题、面临的困难等。
影响分析：分析事项对相关方可能产生的影响，包括正面和负面影响。
原因分析：针对现状中存在的问题，深入剖析导致问题发生的具体原因，并附上相关证据或数据支持。
已采取的措施：详细说明为解决问题已采取的具体措施，包括责任分配、时间节点、资源投入等。
实施效果：评估已采取措施的实施效果，包括已取得的成效和存在的问题。
后续计划：提出针对事项的后续工作计划，包括待解决的问题、拟采取的措施、预期目标等，并明确时间安排和进度要求。
结论与展望
总结全文，强调关键点，确保读者能够清晰理解事项的整体情况。
对事项的未来发展进行预测，并提出相应的建议或期望。
落款
说明书的最后应有提交人的签名和日期，以示负责和真实性。
示例
标题：关于XX项目进展的说明
称谓：尊敬的项目管理委员会
正文：
基本情况
项目名称：XX项目
项目开始时间：2024年1月1日
项目经理：张三
背景分析
项目背景：为了提升公司产品的市场竞争力，公司决定开发XX产品。
现状描述
目前已完成的工作：完成了需求分析和设计阶段，即将进入开发阶段。
存在的问题：开发进度滞后，预算超支。
面临的困难：技术难题和人力资源不足。
影响分析
对公司：项目延迟可能影响市场推广计划，预算超支可能影响公司财务状况。
对团队：项目进度压力可能导致团队成员工作强度增加，影响工作质量。
原因分析
技术难题：部分技术实现超出预期，需要额外的时间和资源。
人力资源：项目团队人手不足，导致工作进度延误。
已采取的措施
加强团队培训，提升技术水平。
引入新的开发工具和方法，提高开发效率。
重新分配资源，确保关键任务有足够的人手。
实施效果
已取得成效：部分技术难题得到解决，开发进度有所加快。
存在问题：预算超支问题仍需进一步控制。
后续计划
计划在2024年6月前完成开发工作，并进行内部测试。
预计在2024年9月前完成所有测试和用户培训，准备上市。
结论与展望：
项目整体进度符合预期，但需注意预算控制。
建议继续加强团队管理和资源调配，确保项目按时完成。
落款：
项目经理：张三
日期：2024年5月10日
通过以上结构和内容，可以撰写出清晰明了、具有针对性的情况说明书，有效地传达所需信息并促进沟通与决策。