受控文件是指 按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。这类文件主要是由文控中心和认证办共同管控，具有标准性、责任性，并且必要修改时需要进行申请，并登记ECN文件，审核批准，同时ECN也必须受控。文件封面一般加盖受控图章。受控文件是“非受控文件”的对称，凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。
受控文件的主要特点包括：
标准性：
受控文件需要遵循一定的标准和规范。
责任制：
文件的修改和换版需要经过严格的审批流程，确保文件的有效性和准确性。
可追溯性：
受控文件的所有更改和版本变更都有详细的记录，便于追溯和审计。
唯一性：
受控文件控制使用文件的唯一有效版本，防止误用旧版本。
受控文件的管理和维护对于确保组织内部信息的准确性和一致性至关重要。因此，组织需要制定相关的管理制度，并由文控部门进行管控监督，防止被非正规修改，或对文件不重视、随意损坏或丢失。