回复函的格式及范文如下：
标题
标题应简洁明了，例如：“关于XX问题的回复函”或“关于XX事项的复函”。
标题应包含发文机关、事由和文种类别（复函）。
称呼及问候语
称呼应礼貌，例如：“尊敬的XX先生/女士”或“尊敬的XX公司”。
问候语应简洁，例如：“您好”或“祝好”。
正文
开头用语：应明确表明收到对方来函，并对来函表示感谢。例如：“你处函收悉，经研究，现答复如下”。
答复意见：详细、准确地回答对方提出的问题。回答应清晰、逻辑严密，避免模棱两可或含糊不清。
结尾：在回复完问题后，应表达谢意，并祝福对方。例如：“希望您一切顺利”或“谢谢您的来信”。
落款
发文机关：应注明发文单位的名称和公章。
日期：应注明回复函的日期。
示例回复函
尊敬的XX先生/女士：
感谢您于XX年XX月XX日来信，很乐意为您解答问题。
您提出的问题涉及XX方面，具体如下：
1. 问题一：
解释或解决方案：
2. 问题二：
解释或解决方案：
3. 问题三：
解释或解决方案：
希望以上信息对您有所帮助。祝好!
敬礼，
[您的名字]
[您的职位]
[您的联系方式]
[日期]
建议
明确目的：
在回复函开头明确说明写信的目的和问题，以便对方快速了解回复的重点。
措辞得体：
使用礼貌、专业的措辞，以体现诚信和尊重。
逻辑清晰：
确保回答条理清晰，逻辑严密，避免跳跃性思维。
针对性强：
根据对方的写法和称呼，给出符合场合的回应，避免造成疏远感。
简洁明了：
尽量使用简洁明了的语言，避免冗长和复杂的句子结构。
通过以上格式和范文，您可以撰写出规范、得体的回复函。