粘贴原始凭证时,应当遵循以下步骤和技巧,以确保整齐、美观且易于查阅:
准备工作
使用固体胶棒进行粘贴,确保粘贴牢固且方便日后查阅。
准备合适的原始凭证粘贴单,其尺寸应与记账凭证相同。
折叠与裁剪
对于过宽过长的附件,应进行纵向和横向的折叠,使其外形尺寸不长于或宽于记账凭证,并便于翻阅。可以裁掉附件本身不必保留的部分,但不得影响原始凭证内容的完整。
对于过窄过短的附件,不能直接装订时,应进行必要的加工后再粘贴于特制的原始凭证粘贴纸上,然后再装订粘贴纸。
粘贴顺序
将原始凭证按照小票在下、大票在上的要求,从右到左阶梯状依次粘贴。
所有原始凭证必须在粘贴单上,由上而下、自左至右均匀排列粘贴。
粘贴方法
在粘贴单的左侧背面涂抹胶水,从装订线(粘贴单左侧2公分位置)开始粘贴,将票据向右边均匀排开横向粘贴。
注意不要将票据集中在粘贴纸中间,以免造成中间厚四周薄,凭证装订起来不整齐的现象。
每张发票均应直接粘贴在单据粘贴单上,而不能发票粘在发票上,以免日后全部脱落丢失。
分类与整理
原始凭证应按照报销的经费项目进行分类整理,如办公费、招待费、差旅费、教学业务费、实验教学维持费等,应按照类别分别粘贴。
如果同类票据大小不一样,可以在同一张粘贴纸上按照先大后小的顺序粘贴;票据比较多时可使用多张粘贴纸。
特殊处理
提取现金的现金支票头,应粘在记账凭证反面的中间,上边与记账凭证齐平。
转账支票头粘在“受理回单”联的中间,上边与转账支票“受理回单”联齐平。
出差报销凭证(如住宿费、过桥过路费、车船票等),均应使用差旅费报销单做封面,粘贴时,应先将原始凭证粘贴在单据粘贴单上,然后加贴差旅费报销单,不得直接在差旅费报销单的背面粘贴报销凭证。
通过以上步骤和技巧,可以确保原始凭证粘贴整齐、美观且易于查阅,同时保证原始凭证内容的完整性和准确性。